Organiser un événement, ce n'est pas chose facile ! Il est important de respecter certaines règles et d'être rigoureu.x.se afin de ne pas avoir de mauvaises surprises le jour J. Voici nos quelques conseils pour vous aider dans cette mission que vous allez réussir à la perfection !
Rappelez-vous que vous avez déjà l'idée de faire cela seul.e, sans demander de l'aide à un.e professionnel.le, et c'est tout à votre honneur. Vous allez y arriver, voici nos conseils.
En tant qu'ingénieure en événementiel, je vous donne mes conseils pour réussir l'organisation de votre événement, jusqu'à sa conduite le jour J.
Comment organiser son événement ?
Vous êtes sur le point d'organiser un événement par vous-même et cela n'a rien d'impossible mais vous ne savez sûrement pas par où commencer. Combien d'invités ? Quel budget ? Où faire ma fête ? Autant de questions auxquelles nous répondons dans cet article.
Pour plus de fluidité dans votre navigation, voici les raccourcis vers les conseils donnés:
Dressez une liste d'invités
Organiser un événement: Mettez vos idées sur papier
Il est important de vous poser quelques instants sur les idées que vous avez afin de laisser parler votre créativité, de vider votre esprit et ensuite, de hiérarchiser vos priorités.
Que voulez-vous faire ? (Anniversaire, baby shower, mariage, gender reveal, baptêmes...). Ceci afin de bien garder en tête la typologie de votre événement et ne pas vous éloigner du sujet.
Que voulez-vous absolument voir lors de votre fête ? Cela peut être un dossier Pinterest, une note sur votre téléphone ...
Que ne voulez-vous SURTOUT PAS voir lors de votre fête ? Généralement, l'idée de ce que l'on veut est plutôt floue mais nous savons d'ores et déjà ce que nous ne voulons pas voir. Notez tout afin de ne pas avoir de mauvaises surprises.
Grâce à cette étape, vous venez de libérer de la place dans votre esprit pour passer à l'étape suivante
Organiser un événement: Dressez une liste d'invités
Il est temps de dresser une liste d'invités afin de savoir exactement combien de personnes participeront à votre événement.
Pour cela, rien de plus simple, soit Excel, soit téléphone, soit papier, faites le tour de vos ami.e.s et dressez une liste exhaustive.
Le mieux ensuite est d'envoyer des "Save the date" afin que vos invités sachent que vous organiserez prochainement une fête. Les Save the date sont conseillés environ 1 an avant l'événement. Attention cependant, un Save the date n'est pas une invitation. Les invités savent que vous organiserez un événement et qu'il faut qu'ils réservent leur date mais ne savent pas encore le programme ni le lieu de l'événement.
Vous pourrez, par la suite, envoyer les invitations définitives avec le lieu de l'événement, la date et les horaires.
Organiser un événement: Définissez un budget
Préparez-vous à budgétiser tout ce que vous avez dans votre tête afin de ne pas avoir de mauvaises surprises.
unExcel peut devenir votre ami si vous aimez cet outil. Sinon, pas de panique et utilisez la bonne vieille version papier !
Le plus important est que vous arriviez à visualiser tout ce que vous voulez voir lors de votre fête afin d'voir une idée du coût total de ce dernier.
Par exemple, si vous choisissez de vous entourer d'un traiteur car vous ne voulez pas cuisiner, ou de louer une salle/maison pour célébrer votre fête, ou que vous avez une centaine d'invités, tous ces paramètres vont faire augmenter le budget de votre événement.
Vous pouvez en amont vous renseigner sur le coût moyen du type de fête souhaitée. Si c'est un mariage, prévoyez entre 12 000 et 15 000€. Pour un anniversaire simple, prévoyez entre 500 et 3 000€ (tout dépend du standing et des prestataires souhaités). Une baby shower ou gender reveal peut s'organiser avec un budget de 300€ si tout est fait maison.
Dites-vous bien que, plus vous avez de prestataires (traiteur, DJ, borne photo, décoration...) plus le budget sera élevé. De même, plus vous avez des invités, plus le budget augmentera.
Nous vous recommandons de faire des devis avant de réaliser votre budget afin de ne pas être surpris des tarifs. Vous pouvez également faire des devis chez les concurrents afin de comparer les prix et les services proposés. Cela affinera votre choix et renforcera la plus-value de votre événement.
Conseil en +: Lorsque vous faites votre budget, partez du budget total souhaité et faites un dégressif à chaque poste de dépense.
Organiser un événement: Choisissez une date
Afin de donner le LA de votre organisation, il est important que vous vous imposiez une date d'événement. Celle-ci sera à communiquer à vos prestataires lors des demandes de devis et sera essentielle pour continuer la planification de votre fête.
Prêtez attention à d'autres potentielles fêtes importantes le jour choisi pour votre événement. Cela permettra à un maximum de personnes d'assister à votre événement.
Par exemple, évitez les fêtes telles que Noël, Nouvel an, la Saint-Valentin car, souvent, les invités ont déjà prévu quelque chose.
Si votre événement se fait sur plusieurs jour, privilégiez les week-ends afin de favoriser la présence naturelle (sans poser de jours de congés), les jours fériés ou les ponts.
Organiser un événement: Entourez-vous de prestataires de confiance
L'organisation d'un événement peut être source de problème, surtout du côté des prestataires. Comme tout type de contrat, il est important de s'entourer de prestataires de confiance. Par exemple, une personne ou entreprise recommandée par un de vos proches reste la meilleure façon d'être satisfait.e du service rendu.
Faites des devis chez les prestataires que vous avez recensés afin de comparer les offres de service et les tarifs. Ainsi, vous limitez les mauvaises surprises et choisissez votre prestataires en fonction du devis proposé. Souvenez-vous que le devis ne fait pas office de contrat mais plus il sera détaillé, plus vous aurez une idée du service proposé par le prestataire. Au moment de la validation, demandez à votre prestataire si le devis fait bien office de contrat (si tout ce qui est indiqué dans ce dernier sera présent le jour de votre événement) ou si un contrat vous sera envoyé.
Organiser un événement: Laissez parler votre créativité
Lorsque l'on organise un événement, surtout une fête personnelle, nous y mettons notre coeur et un peu de notre personnalité. Un événement réussi est un événement qui vous ressemble ! Alors laissez parler votre créativité et votre imagination pour les activités, la nourriture, les boissons, la musique... Faites en sorte d'être entièrement satisfait.e et fier.e de ce que vous avez réservé à vos invités. N'hésitez pas à aller voir ce qu'il se fait ailleurs, restez curieu.x.se ! L'application Pinterest reste la meilleure veille en terme de décoration et de DIY (fait main).
Organiser un événement: Profitez de l'instant
Ca y est, c'est le jour J ! Vous avez tout planifié, tout réservé, les invités arrivent.
Il est maintenant primordial que vous profitiez de l'instant car c'est le vôtre !
En amont, demandez à une personne de confiance de se faire le relais de votre événement. Si l'un des prestataires a une question ou une demande, qu'elle soit filtrée par votre personne de confiance afin de vous laisser au maximum libre et disponible pour vos invités.
Organiser un événement: Le + de votre organisatrice
N'oubliez pas que des professionnels sont là pour vous épauler lors de l'organisation de votre événement. Melvie, fondatrice de l'entreprise Éventail est là pour répondre à vos questions et vous conseiller au mieux pour faire de votre fête, un moment inoubliable.
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